Organizzazione

Produttività e organizzazione del lavoro

IL FLUSSO DI APPROVAZIONE IN AZIENDA

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Un flusso di approvazione è un processo strutturato che definisce come documenti, richieste o decisioni vengono esaminati e autorizzati all’interno di un’organizzazione.

Perché ha senso gestire le approvazioni in modo strutturato

Anche in una piccola attività può capitare che una fattura debba essere controllata e approvata prima del pagamento: ad esempio, per distinguere tra spese personali e aziendali, per verificare la corretta esecuzione di un lavoro, oppure per rispettare un budget definito.

Quando non c’è una procedura chiara, si rischia di perdere tempo, dimenticare documenti o sbagliare pagamenti.

Automatizzare questo passaggio, anche in modo semplice, aiuta a mantenere ordine e a ridurre gli errori. Con gli strumenti giusti, non serve scrivere codice né acquistare software complicati.

Caratteristiche Principali

  • Sequenzialità: segue un ordine logico e predeterminato
  • Tracciabilità: ogni passaggio viene documentato
  • Responsabilità chiare: definisce chi deve approvare cosa
  • Tempistiche definite: stabilisce i tempi per ogni fase

Utilizzi in Azienda

  1. Approvazione budget: richieste di spesa e investimenti
  2. Documenti strategici: piani di business, strategie di marketing
  3. Contratti e accordi: prima della finalizzazione
  4. Gestione risorse umane: assunzioni, aumenti, promozioni
  5. Processi di acquisto: ordini e richieste di fornitura
  6. Documenti legali: accordi, policy aziendali
  7. Modifiche a processi/prodotti: cambiamenti a procedure esistenti

Vantaggi

  • Garantisce conformità alle policy aziendali
  • Riduce errori e rischi
  • Migliora la governance
  • Standardizza i processi
  • Facilita audit e controlli
  • Aumenta trasparenza e responsabilità

Implementazione pratica

In molte aziende, i flussi di approvazione sono implementati tramite sistemi digitali (workflow management) che automatizzano il processo, facilitano le notifiche e archiviano la documentazione.

Ecco alcuni esempi concreti di flussi di approvazione in diversi contesti aziendali:

Esempio 1: Approvazione di una richiesta d’acquisto

  1. Un dipendente compila una richiesta d’acquisto per un nuovo software (5.000€)
  2. Il responsabile di reparto verifica la necessità e approva
  3. Il direttore IT valuta la compatibilità con i sistemi esistenti
  4. Il responsabile finanziario verifica la disponibilità di budget
  5. Per importi superiori a 3.000€, l’approvazione finale spetta al CFO

Esempio 2: Processo di assunzione

  1. Il manager di reparto richiede una nuova posizione
  2. Il direttore delle risorse umane verifica l’allineamento con il piano organizzativo
  3. Il CFO conferma la disponibilità di budget
  4. Il CEO approva l’apertura della posizione
  5. Dopo i colloqui, il manager di reparto e HR selezionano il candidato
  6. Il direttore di dipartimento approva la scelta finale

Ciascuno di questi esempi può essere implementato attraverso sistemi cartacei tradizionali o, più comunemente oggi, attraverso software di workflow management che automatizzano il processo e mantengono traccia di ogni approvazione.

Gli strumenti: Microsoft Lists e Power Automate

Microsoft Lists è uno strumento incluso in molti piani Microsoft 365. Permette di creare elenchi personalizzati in modo simile a un foglio Excel, ma con funzionalità in più: gestione delle visualizzazioni, allegati, scadenze, notifiche, e soprattutto integrazione con Power Automate.

Power Automate, invece, serve per creare flussi di lavoro automatizzati: “se succede X, allora fai Y”. È uno strumento potente ma accessibile, che può essere usato anche senza competenze tecniche.

BUROCRAZIA: QUANDO GLI ADEMPIMENTI DIVENTANO ALLEATI DELL’INNOVAZIONE

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Il “togli la cera, metti la cera” dell’impresa moderna

Immagina la burocrazia non come un mostro grigio che divora energie e sogni imprenditoriali, ma come un terreno fertile dove seminare strategie intelligenti.


Sì, proprio così: la burocrazia può essere il tuo alleato più inaspettato.

Ogni modulo, ogni scadenza, ogni adempimento fiscale o civilistico non è solo un obbligo da assolvere, ma una mappa. Una traccia, un codice. Se la leggi bene, ti rivela traiettorie nascoste del tuo business.


Non si tratta di sottomettersi.

Si tratta di decodificare il sistema e usarlo a tuo vantaggio. I giovani imprenditori di oggi commettono spesso un errore fatale: pensano che l’innovazione viva fuori dalle regole. Che per essere agili serva aggirare la burocrazia.

Ma la verità è l’opposto.

La vera rivoluzione non è evitare le regole. È capirle così bene da dominarle.

Gli adempimenti non sono tutti uguali, ma molti hanno un potenziale strategico spesso ignorato.

La privacy, ad esempio, non è solo una check-list da far firmare: è un modo per strutturare relazioni trasparenti con clienti e collaboratori.

L’antiriciclaggio, se ben gestito, ti obbliga a conoscere meglio i tuoi interlocutori e a prevenire situazioni opache.

Il concordato preventivo biennale non si limita alla dichiarazione: ti spinge a guardare avanti, a fare strategia.

Gli adeguati assetti non sono un fardello burocratico, ma una vera e propria palestra di consapevolezza imprenditoriale.

I modelli organizzativi non sono solo carta: servono per gestire il rischio e orientare le decisioni.

L’ESG, infine, non è una moda del momento: è il modo in cui oggi si misura la serietà e la sostenibilità di un’impresa.

Non sono orpelli.

Sono mappe digitali per navigare la complessità burocratica.


Non siamo più nell’era dei faldoni polverosi. Ogni documento oggi può diventare un insight, ogni scadenza una milestone strategica.

La tecnologia, in questo, è una potente alleata. Strumenti come Microsoft 365, SharePoint, Power BI e le soluzioni basate su intelligenza artificiale non sono semplici software: sono leve strategiche.

Padroneggiarli ti permette di essere davvero compliance, ma soprattutto di sviluppare un approccio forward looking, capace di anticipare i problemi, leggere i segnali deboli e costruire futuro.

Un imprenditore illuminato non ha paura del Bilancio! ma neanche della dichiarazione IVA.

Sono dei report, li guarda negli occhi e si chiede: cosa mi sta raccontando della mia impresa? Dove sto andando?

Un adempimento può mostrarti se hai margini, se hai visione, se hai metodo.

La verità è che la burocrazia non è il problema. È il linguaggio del sistema in cui hai deciso di giocare.
E tu puoi imparare a parlarlo fluentemente.

Ogni adempimento è un passo. Ogni scadenza, un battito del ritmo aziendale.


“Togli la cera, metti la cera”, diceva il maestro Miyagi.

Ogni gesto ripetitivo, se fatto con consapevolezza, ti trasforma in un imprenditore strategico.
Non sei più un passivo compilatore. Sei il regista della tua crescita.

La libertà imprenditoriale non nasce dall’elusione. Nasce dalla padronanza.


Dalla capacità di suonare le regole come un jazzista suona lo spartito: con competenza, con stile, con visione.

Il commercialista oggi non è quello che ti spunta le caselle.
È quello che ti insegna a leggere tra le righe, che ti aiuta a vedere nella burocrazia i segnali deboli, i rischi futuri, ma anche le opportunità nascoste.
È un traduttore tra due mondi: quello del business e quello delle regole.

Ecco perché, da oggi, ti invito a cambiare prospettiva.

Bentornato nel mondo della burocrazia.
Non più il tuo incubo, ma il tuo campo da gioco preferito.

LE LAVAGNE DIGITALI: SPAZI DI COLLABORAZIONE VIRTUALE – COSA SONO E COME FUNZIONANO

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Le lavagne digitali come Miro, Mural e Microsoft Whiteboard rappresentano l’evoluzione tecnologica delle tradizionali lavagne a fogli mobili e bacheche con post-it.

Queste piattaforme offrono uno spazio virtuale illimitato dove:

  • Visualizzare idee e concetti in formato grafico
  • Organizzare informazioni con elementi interattivi (post-it virtuali, connettori, forme)
  • Collaborare in tempo reale con altre persone, indipendentemente dalla loro posizione
  • Salvare e recuperare facilmente tutto il lavoro svolto

Il loro punto di forza sta nell’unire semplicità d’uso e potenti funzionalità di visualizzazione e condivisione.

APPLICAZIONI PRATICHE NEL QUOTIDIANO PROFESSIONALE

BRAINSTORMING POTENZIATO

Una delle applicazioni più efficaci è il brainstorming collaborativo.

Durante le sessioni creative, ogni partecipante può contribuire in tempo reale aggiungendo idee sotto forma di post-it virtuali.

Questo formato permette a tutti di partecipare simultaneamente, superando le limitazioni delle riunioni tradizionali dove spesso intervengono solo i più estroversi.

La possibilità di categorizzare per colori, raggruppare concetti simili e votare le proposte migliori trasforma il brainstorming da un esercizio potenzialmente caotico a un processo strutturato con risultati concreti.

PROCESSO DECISIONALE COLLABORATIVO

Prendere decisioni in team diventa più efficace quando tutti possono visualizzare le opzioni. Con le lavagne digitali è possibile:

  • Mappare pro e contro di ogni alternativa
  • Assegnare punteggi a diversi criteri di valutazione
  • Tracciare visivamente l’impatto di ogni possibile scelta

Questo approccio aumenta trasparenza, inclusività e accettazione delle decisioni finali.

FACILITAZIONE DI RIUNIONI VIRTUALI

Durante le videoconferenze, questi strumenti fungono da spazio condiviso per raccogliere i contributi di tutti i partecipanti, permettendo di:

  • Annotare punti chiave emersi durante la discussione
  • Raccogliere domande e considerazioni da affrontare
  • Catturare spunti spontanei che altrimenti andrebbero persi

Le call si trasformano così da monologhi passivi a sessioni interattive dove ogni partecipante si sente ascoltato e coinvolto.

GESTIONE AGILE CON KANBAN VIRTUALI

Le lavagne digitali si adattano perfettamente all’implementazione del metodo Kanban, consentendo di:

  • Creare colonne per le diverse fasi di lavoro (Da fare, In corso, Completato)
  • Spostare le attività tra le varie fasi con un semplice drag-and-drop
  • Monitorare a colpo d’occhio lo stato di avanzamento dei progetti

Questo sistema visivo facilita la comprensione immediata dello stato delle attività, evidenzia eventuali colli di bottiglia e supporta la pianificazione delle priorità.

BUSINESS CANVAS PER OPPORTUNITÀ DI BUSINESS

Nell’analisi di nuove opportunità, strumenti come il Business Model Canvas diventano dinamici e collaborativi:

  • Si possono compilare insieme ai clienti i diversi blocchi del modello
  • È semplice iterare e modificare le ipotesi iniziali
  • È possibile confrontare visivamente scenari di business alternativi

Le discussioni potenzialmente astratte si trasformano in conversazioni concrete, basate su un modello visivo condiviso.

VANTAGGI CONCRETI PER IMPRESE E PROFESSIONISTI

L’adozione di questi strumenti porta numerosi benefici:

  • Collaborazione remota efficace: ideale per team distribuiti geograficamente
  • Comunicazione migliorata: la visualizzazione riduce i fraintendimenti
  • Documentazione integrata: ogni sessione resta disponibile per future consultazioni
  • Versatilità: applicabile dalla pianificazione strategica al brainstorming creativo
  • Tracciabilità: le decisioni e il loro percorso rimangono visibili e consultabili

CONTESTI DI UTILIZZO

Le lavagne digitali si dimostrano utili in molteplici situazioni:

  • Riunioni con clienti per analizzare esigenze e proposte
  • Pianificazioni strategiche con obiettivi e milestone condivisi
  • Retrospettive di progetto per analizzare successi e criticità
  • Workshop formativi ad alta partecipazione

VERSO UNA PRODUTTIVITÀ VISUALE E COLLABORATIVA

Gli strumenti visuali come le lavagne digitali rappresentano un cambio di paradigma: dalla produttività basata su documenti lineari a quella fondata sulla mappatura visiva delle idee e dei processi. Questo approccio risulta particolarmente efficace quando si affrontano problemi complessi o si devono coordinare più persone.

COME INIZIARE

Questi strumenti sono progettati per essere accessibili anche a chi non possiede competenze tecniche avanzate:

  1. Miro offre una versione gratuita con numerosi modelli preimpostati per diverse esigenze professionali
  2. Microsoft Whiteboard è integrato nell’ecosistema Microsoft 365, ideale per chi utilizza già questi strumenti
  3. Mural si distingue per l’interfaccia intuitiva e i template orientati al design thinking

La curva di apprendimento è generalmente breve: le funzionalità di base sono intuitive e possono essere apprese rapidamente, mentre quelle più avanzate si scoprono progressivamente con l’utilizzo

Questo articolo fa parte di una serie dedicata agli strumenti di produttività per professionisti e imprese.

VUOI APRIRE UN’AZIENDA? ECCO PERCHÉ UN ADEGUATO ASSETTO PUÒ FARE LA DIFFERENZA

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Hai un’idea brillante e vuoi trasformarla in un business? Ottimo! Ma ricorda: un’impresa di successo non si costruisce solo sulle idee, ma su una gestione solida e organizzata.

Per questo il Codice Civile (art. 2086, comma 2) impone all’imprenditore di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa.

Se pensi che sia solo un obbligo burocratico, sbagli: è il fondamento di ogni attività duratura.

COS’È UN ADEGUATO ASSETTO E PERCHÉ È COSÌ IMPORTANTE

Immagina di voler costruire una casa: non puoi partire dal tetto, servono basi solide. L’adeguato assetto è proprio questo: le fondamenta della tua impresa.

Si compone di tre elementi chiave:

  • Assetto organizzativo: definisce chi fa cosa, stabilisce compiti e responsabilità, evitando caos e sprechi di tempo.
  • Assetto amministrativo: regola la gestione dei contratti, dei fornitori, della documentazione e degli adempimenti normativi.
  • Assetto contabile: tiene sotto controllo i numeri, gestisce flussi di cassa, entrate, uscite e monitoraggio della redditività.

Se mancano questi elementi, l’impresa rischia di trovarsi in difficoltà già nei primi anni di vita.

PERCHÉ UN GIOVANE IMPRENDITORE DOVREBBE OCCUPARSENE SUBITO

Molti all’inizio pensano:

  • “Prima vendo, poi penso alla gestione”.
  • “Tanto posso fare tutto da solo”.
  • “La contabilità è solo una formalità”.

In realtà, trascurare l’assetto organizzativo può portare a problemi seri, come:

  • Confusione interna: non avere una chiara divisione di ruoli porta a ritardi e inefficienze.
  • Problemi amministrativi e fiscali: errori nella gestione dei documenti o delle scadenze possono causare multe e sanzioni.
  • Difficoltà finanziarie: senza un monitoraggio preciso, è facile perdere il controllo delle entrate e delle uscite.
  • Mancato accesso a finanziamenti o investitori: nessuna banca o investitore serio affida fondi a chi non dimostra una gestione solida.

Un assetto ben strutturato permette di lavorare con serenità, gestire la crescita e affrontare eventuali crisi senza rischiare la chiusura dell’attività.

COME CREARE UN ADEGUATO ASSETTO FIN DALL’INIZIO

  1. Definire una chiara organizzazione
    Anche se si parte da soli, è utile pianificare le attività chiave e come verranno gestite in futuro. Se si hanno soci o collaboratori, è fondamentale stabilire ruoli e responsabilità fin da subito.
  2. Usare strumenti digitali per semplificare la gestione
    • Software gestionali per la contabilità e la fatturazione (es. in commercio se ne trovano molti e stati attento alle conservazione a norma di legge dei file elettronici come le fatture).
    • Dashboard di controllo per monitorare entrate, spese e margini di profitto (es. Microsoft Power BI, Excel avanzato).
    • Sistemi per l’archiviazione documentale per tenere tutto in ordine ed evitare perdite di dati (es. Microsoft 365, Google Drive).
  3. Tenere sotto controllo i conti
    Non bisogna aspettare il bilancio e/o la dichiarazione dei redditi per capire se si sta guadagnando. Monitorare il cash flow ogni mese permette di avere sempre una visione chiara della situazione economica.
  4. Attenzione alla “Compliance”
    L’adeguato assetto non è solo una buona pratica, ma un dovere legale. Oltre all’art. 2086, è necessario considerare aspetti come la privacy (GDPR), la sicurezza sul lavoro e la gestione fiscale.
  5. Preparare piani di emergenza
    Le aziende affrontano imprevisti: crisi di mercato, clienti insolventi, problemi di produzione. Un assetto solido include strategie per reagire senza subire danni irreparabili.

COSTRUIRE UN’IMPRESA FORTE E SOSTENIBILE

L’innovazione non è solo nel prodotto o nel servizio che si offre, ma anche nel modo in cui si gestisce l’azienda.

Chi vuole davvero far crescere il proprio business deve strutturarlo con metodo e visione. Un’azienda ben organizzata dura nel tempo e attira investitori, clienti e opportunità.

Ora che sai perché un adeguato assetto è fondamentale, sei pronto a costruire la tua impresa nel modo giusto.