Gestione

Gestione aziendale e controllo di gestione

IL FLUSSO DI APPROVAZIONE IN AZIENDA

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Un flusso di approvazione è un processo strutturato che definisce come documenti, richieste o decisioni vengono esaminati e autorizzati all’interno di un’organizzazione.

Perché ha senso gestire le approvazioni in modo strutturato

Anche in una piccola attività può capitare che una fattura debba essere controllata e approvata prima del pagamento: ad esempio, per distinguere tra spese personali e aziendali, per verificare la corretta esecuzione di un lavoro, oppure per rispettare un budget definito.

Quando non c’è una procedura chiara, si rischia di perdere tempo, dimenticare documenti o sbagliare pagamenti.

Automatizzare questo passaggio, anche in modo semplice, aiuta a mantenere ordine e a ridurre gli errori. Con gli strumenti giusti, non serve scrivere codice né acquistare software complicati.

Caratteristiche Principali

  • Sequenzialità: segue un ordine logico e predeterminato
  • Tracciabilità: ogni passaggio viene documentato
  • Responsabilità chiare: definisce chi deve approvare cosa
  • Tempistiche definite: stabilisce i tempi per ogni fase

Utilizzi in Azienda

  1. Approvazione budget: richieste di spesa e investimenti
  2. Documenti strategici: piani di business, strategie di marketing
  3. Contratti e accordi: prima della finalizzazione
  4. Gestione risorse umane: assunzioni, aumenti, promozioni
  5. Processi di acquisto: ordini e richieste di fornitura
  6. Documenti legali: accordi, policy aziendali
  7. Modifiche a processi/prodotti: cambiamenti a procedure esistenti

Vantaggi

  • Garantisce conformità alle policy aziendali
  • Riduce errori e rischi
  • Migliora la governance
  • Standardizza i processi
  • Facilita audit e controlli
  • Aumenta trasparenza e responsabilità

Implementazione pratica

In molte aziende, i flussi di approvazione sono implementati tramite sistemi digitali (workflow management) che automatizzano il processo, facilitano le notifiche e archiviano la documentazione.

Ecco alcuni esempi concreti di flussi di approvazione in diversi contesti aziendali:

Esempio 1: Approvazione di una richiesta d’acquisto

  1. Un dipendente compila una richiesta d’acquisto per un nuovo software (5.000€)
  2. Il responsabile di reparto verifica la necessità e approva
  3. Il direttore IT valuta la compatibilità con i sistemi esistenti
  4. Il responsabile finanziario verifica la disponibilità di budget
  5. Per importi superiori a 3.000€, l’approvazione finale spetta al CFO

Esempio 2: Processo di assunzione

  1. Il manager di reparto richiede una nuova posizione
  2. Il direttore delle risorse umane verifica l’allineamento con il piano organizzativo
  3. Il CFO conferma la disponibilità di budget
  4. Il CEO approva l’apertura della posizione
  5. Dopo i colloqui, il manager di reparto e HR selezionano il candidato
  6. Il direttore di dipartimento approva la scelta finale

Ciascuno di questi esempi può essere implementato attraverso sistemi cartacei tradizionali o, più comunemente oggi, attraverso software di workflow management che automatizzano il processo e mantengono traccia di ogni approvazione.

Gli strumenti: Microsoft Lists e Power Automate

Microsoft Lists è uno strumento incluso in molti piani Microsoft 365. Permette di creare elenchi personalizzati in modo simile a un foglio Excel, ma con funzionalità in più: gestione delle visualizzazioni, allegati, scadenze, notifiche, e soprattutto integrazione con Power Automate.

Power Automate, invece, serve per creare flussi di lavoro automatizzati: “se succede X, allora fai Y”. È uno strumento potente ma accessibile, che può essere usato anche senza competenze tecniche.

BUROCRAZIA: QUANDO GLI ADEMPIMENTI DIVENTANO ALLEATI DELL’INNOVAZIONE

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Il “togli la cera, metti la cera” dell’impresa moderna

Immagina la burocrazia non come un mostro grigio che divora energie e sogni imprenditoriali, ma come un terreno fertile dove seminare strategie intelligenti.


Sì, proprio così: la burocrazia può essere il tuo alleato più inaspettato.

Ogni modulo, ogni scadenza, ogni adempimento fiscale o civilistico non è solo un obbligo da assolvere, ma una mappa. Una traccia, un codice. Se la leggi bene, ti rivela traiettorie nascoste del tuo business.


Non si tratta di sottomettersi.

Si tratta di decodificare il sistema e usarlo a tuo vantaggio. I giovani imprenditori di oggi commettono spesso un errore fatale: pensano che l’innovazione viva fuori dalle regole. Che per essere agili serva aggirare la burocrazia.

Ma la verità è l’opposto.

La vera rivoluzione non è evitare le regole. È capirle così bene da dominarle.

Gli adempimenti non sono tutti uguali, ma molti hanno un potenziale strategico spesso ignorato.

La privacy, ad esempio, non è solo una check-list da far firmare: è un modo per strutturare relazioni trasparenti con clienti e collaboratori.

L’antiriciclaggio, se ben gestito, ti obbliga a conoscere meglio i tuoi interlocutori e a prevenire situazioni opache.

Il concordato preventivo biennale non si limita alla dichiarazione: ti spinge a guardare avanti, a fare strategia.

Gli adeguati assetti non sono un fardello burocratico, ma una vera e propria palestra di consapevolezza imprenditoriale.

I modelli organizzativi non sono solo carta: servono per gestire il rischio e orientare le decisioni.

L’ESG, infine, non è una moda del momento: è il modo in cui oggi si misura la serietà e la sostenibilità di un’impresa.

Non sono orpelli.

Sono mappe digitali per navigare la complessità burocratica.


Non siamo più nell’era dei faldoni polverosi. Ogni documento oggi può diventare un insight, ogni scadenza una milestone strategica.

La tecnologia, in questo, è una potente alleata. Strumenti come Microsoft 365, SharePoint, Power BI e le soluzioni basate su intelligenza artificiale non sono semplici software: sono leve strategiche.

Padroneggiarli ti permette di essere davvero compliance, ma soprattutto di sviluppare un approccio forward looking, capace di anticipare i problemi, leggere i segnali deboli e costruire futuro.

Un imprenditore illuminato non ha paura del Bilancio! ma neanche della dichiarazione IVA.

Sono dei report, li guarda negli occhi e si chiede: cosa mi sta raccontando della mia impresa? Dove sto andando?

Un adempimento può mostrarti se hai margini, se hai visione, se hai metodo.

La verità è che la burocrazia non è il problema. È il linguaggio del sistema in cui hai deciso di giocare.
E tu puoi imparare a parlarlo fluentemente.

Ogni adempimento è un passo. Ogni scadenza, un battito del ritmo aziendale.


“Togli la cera, metti la cera”, diceva il maestro Miyagi.

Ogni gesto ripetitivo, se fatto con consapevolezza, ti trasforma in un imprenditore strategico.
Non sei più un passivo compilatore. Sei il regista della tua crescita.

La libertà imprenditoriale non nasce dall’elusione. Nasce dalla padronanza.


Dalla capacità di suonare le regole come un jazzista suona lo spartito: con competenza, con stile, con visione.

Il commercialista oggi non è quello che ti spunta le caselle.
È quello che ti insegna a leggere tra le righe, che ti aiuta a vedere nella burocrazia i segnali deboli, i rischi futuri, ma anche le opportunità nascoste.
È un traduttore tra due mondi: quello del business e quello delle regole.

Ecco perché, da oggi, ti invito a cambiare prospettiva.

Bentornato nel mondo della burocrazia.
Non più il tuo incubo, ma il tuo campo da gioco preferito.

PERCHÉ GLI ESTRATTI CONTO ARRIVANO IN CSV?

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Dalla banca al gestionale: come (e perché) i dati parlano in CSV

Chiunque abbia seguito un corso base di Excel si sarà chiesto, prima o poi: “Perché gli estratti conto arrivano in CSV e non direttamente in formato Excel?”


La risposta è semplice ma fondamentale: il CSV (Comma Separated Values) è oggi il formato più diffuso e compatibile per lo scambio di dati tra banche, gestionali e strumenti di analisi.

È un formato grezzo, ma leggibile da qualsiasi software, che permette una gestione automatizzata dei dati — a patto di saperlo trattare correttamente.

Cos’è un file CSV

Un CSV è un file di testo strutturato in righe e colonne, dove ogni colonna è separata da un carattere standard (in Italia spesso il punto e virgola ;). Ogni riga rappresenta un’operazione, ogni colonna un’informazione: data, descrizione, importo, saldo.

Non ci sono formattazioni, formule o grafici. Solo dati puri. Ed è proprio questa essenzialità a renderlo perfetto per la contabilità digitale.

Perché le banche usano il formato CSV

I file CSV sono lo standard per gli estratti conto bancari perché offrono vantaggi concreti:

  • Compatibilità universale
    Ogni software di contabilità, Excel compreso, può leggerli senza problemi di formato.
  • Dimensioni contenute
    Essendo file di testo, sono più leggeri e facilmente trasferibili rispetto ai file Excel.
  • Importazione semplificata
    I gestionali sono progettati per acquisire direttamente dati da CSV, senza dover rimuovere formattazioni inutili.
  • Dati puliti e lineari
    Nessun bordo, colore o formula. Solo righe da elaborare.

A volte, un semplice CSV è tutto ciò che serve per iniziare un lavoro contabile.

Le insidie del CSV: i file internazionali

Se si lavora con conti esteri o con dati provenienti da software stranieri, le cose possono complicarsi.

Ecco alcuni esempi di differenze nei formati:

  • Separatori decimali
    • Italia: 1.500,75
    • USA: 1,500.75
  • Formati data
    • Italia: gg/mm/aaaa
    • USA: mm/gg/aaaa

Se questi formati non vengono gestiti correttamente, possono verificarsi errori seri: importi letti in modo errato, date non riconosciute, righe corrotte e calcoli sballati.

La gestione

Gestire un file CSV non significa solo aprirlo.

Serve metodo, attenzione e strumenti adeguati; ecco alcune competenze chiave:

  • Pulizia dei dati con Excel
    • Correggere separatori decimali e formati data
    • Eliminare righe vuote
    • Uniformare intestazioni e colonne
    • Utilizzare Power Query per automatizzare le trasformazioni
  • Integrazione con i gestionali
    • Adattare i file alle specifiche di TeamSystem, Zucchetti, Datev Koinos
    • Evitare errori in fase di importazione
    • Preparare tracciati corretti e coerenti
  • Riconciliazione bancaria
    • Confrontare i dati bancari con la prima nota
    • Individuare scostamenti
    • Garantire l’allineamento tra saldo contabile e saldo reale

Chi lavora in contabilità deve imparare a “sporcarsi le mani” con i dati prima ancora che questi si trasformino in informazioni che permettano di fare analisi e prendere decisioni

CONTROLLO DI GESTIONE PER PICCOLE IMPRESE E FREELANCE: TENERE D’OCCHIO L’AZIENDA, CON SEMPLICITÀ DIGITALE

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In tante piccole realtà italiane – il negozio sotto casa, il piccolo e-commerce appena lanciato, il freelance, il produttore di contenuti digitali – si lavora con passione e dedizione, giorno dopo giorno.

Ma spesso, tra una consegna e l’altra, ci si domanda: sto davvero crescendo o sto semplicemente mantenendo il ritmo?

Questa domanda, semplice quanto essenziale, è il cuore del controllo di gestione: un metodo per tenere sotto controllo l’andamento economico della tua attività, senza formule complesse né software sofisticati.

Sappiamo tutti che fatturare è importante, ma l’emissione della fattura, da sola, non ci dice molto sulla salute della nostra attività.

Il fatturato è solo uno dei tanti numeri da considerare, e se non prestiamo attenzione agli altri, rischiamo di rimanere fermi mentre il mercato corre o, peggio, di trovarci improvvisamente fuori mercato.

Ecco perché anche la più piccola delle attività può trarre beneficio da un semplice sistema di controllo di gestione.

NON PREOCCUPATEVI!

Non stiamo parlando di complessi fogli di calcolo o costosi software aziendali, ma di semplici strumenti digitali, probabilmente già a vostra disposizione, che possono aiutarvi a guardare la vostra attività con occhi più consapevoli.

COS’È DAVVERO IL CONTROLLO DI GESTIONE (IN PAROLE SEMPLICI)

Pensate al controllo di gestione come a una bussola amichevole che vi aiuta a orientarvi nel viaggio imprenditoriale.

È un modo per tenere traccia di:

  • Quanto state incassando realmente (non solo fatturando)
  • Dove stanno andando i vostri soldi
  • Quali attività vi fanno guadagnare di più
  • Se state migliorando nel tempo

Non è qualcosa riservato alle grandi aziende: è un alleato prezioso per ogni attività, anche la più piccola.

E con gli strumenti digitali di oggi, diventa un compagno di viaggio piacevole, non un’incombenza: non dovete tenere tutto sotto controllo!

I numeri che vale la pena guardare (con serenità)

Dimentichiamoci di bilanci complicati e indici finanziari. Per una piccola attività, è sufficiente tenere d’occhio:

  • Entrate effettive (non solo il fatturato, ma quanto effettivamente incassate)
  • Costi fissi (quelli che dovete sostenere indipendentemente da quanto lavorate, pensate alla contribuzione INPS!)
  • Costi variabili (quelli che aumentano quando lavorate di più)
  • Margine reale (quanto vi rimane dopo aver pagato tutto)
  • Tendenze (state migliorando o peggiorando rispetto ai mesi precedenti?)

Guardare questi numeri non significa ossessionarsi, ma semplicemente avere consapevolezza di dove sta andando la vostra attività.

Per un piccolo e-commerce:

  • Quanto vi costa realmente acquisire un nuovo cliente?
  • Quali prodotti generano più assistenza post-vendita, erodendo i vostri margini?

Per un freelance:

  • Quali tipi di progetti vi permettono di guadagnare di più per ora effettiva di lavoro?
  • Quanto tempo “non fatturabile” dedicate a ciascun cliente?

Per un produttore di contenuti:

  • Quali piattaforme vi permettono di monetizzare meglio il vostro tempo?
  • Quali contenuti continuano a generare guadagni nel tempo?

LA CASSETTA DEGLI ATTREZZI

Fortunatamente, oggi abbiamo a disposizione strumenti digitali semplici e gratuiti che rendono il controllo di gestione accessibile a tutti.

Molti di questi nascono per la produttività personale: sono pensati per organizzare impegni, appunti, progetti individuali. Del resto, anche Excel è nato come foglio elettronico per uso personale, e nel tempo è diventato uno standard aziendale.
Lo stesso vale per tante altre app che usiamo ogni giorno e che, con pochi accorgimenti, possono essere adattate all’ambito professionale.

Ecco alcuni esempi concreti:

  • Excel o Google Sheets: ideali per creare tabelle intuitive, fare semplici calcoli e tenere traccia dei dati economici;
  • OneNote o Evernote: perfette per annotare spese, raccogliere scontrini digitali, scrivere promemoria;
  • Notion, Trello, ClickUp (anche in versione gratuita): ottime per creare dashboard visive, elenchi di attività o piani mensili;
  • App per la gestione delle spese (es. Wallet, Money Manager): utili per tracciare le uscite quotidiane;
  • Statistiche integrate nei siti e-commerce o nei social: una miniera di dati già pronti da leggere.

La cosa interessante è che molti di questi strumenti li usate già, magari per gestire la vostra agenda o per prendere appunti. E allora perché non usarli anche per controllare meglio la vostra attività?
Condividerli con un  collaboratore,  un cliente, un fornitore, o con il commercialista di fiducia può diventare il primo passo verso una gestione più trasparente, ordinata e consapevole.
Non serve cambiare tutto: basta rivedere l’uso di ciò che già conoscete, con un’ottica più imprenditoriale.

Il vostro commercialista: un alleato, non un giudice

Il vostro commercialista può essere un prezioso consigliere in questo percorso:

  • Non abbiate timore di chiedergli suggerimenti su cosa monitorare
  • Condividete con lui i vostri dubbi e le vostre scoperte
  • Chiedetegli di spiegarvi in modo semplice quali aspetti potrebbero essere migliorati

Ricordate: è lì per aiutarvi a crescere, non per giudicare i vostri numeri.

VUOI APRIRE UN’AZIENDA? ECCO PERCHÉ UN ADEGUATO ASSETTO PUÒ FARE LA DIFFERENZA

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Hai un’idea brillante e vuoi trasformarla in un business? Ottimo! Ma ricorda: un’impresa di successo non si costruisce solo sulle idee, ma su una gestione solida e organizzata.

Per questo il Codice Civile (art. 2086, comma 2) impone all’imprenditore di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa.

Se pensi che sia solo un obbligo burocratico, sbagli: è il fondamento di ogni attività duratura.

COS’È UN ADEGUATO ASSETTO E PERCHÉ È COSÌ IMPORTANTE

Immagina di voler costruire una casa: non puoi partire dal tetto, servono basi solide. L’adeguato assetto è proprio questo: le fondamenta della tua impresa.

Si compone di tre elementi chiave:

  • Assetto organizzativo: definisce chi fa cosa, stabilisce compiti e responsabilità, evitando caos e sprechi di tempo.
  • Assetto amministrativo: regola la gestione dei contratti, dei fornitori, della documentazione e degli adempimenti normativi.
  • Assetto contabile: tiene sotto controllo i numeri, gestisce flussi di cassa, entrate, uscite e monitoraggio della redditività.

Se mancano questi elementi, l’impresa rischia di trovarsi in difficoltà già nei primi anni di vita.

PERCHÉ UN GIOVANE IMPRENDITORE DOVREBBE OCCUPARSENE SUBITO

Molti all’inizio pensano:

  • “Prima vendo, poi penso alla gestione”.
  • “Tanto posso fare tutto da solo”.
  • “La contabilità è solo una formalità”.

In realtà, trascurare l’assetto organizzativo può portare a problemi seri, come:

  • Confusione interna: non avere una chiara divisione di ruoli porta a ritardi e inefficienze.
  • Problemi amministrativi e fiscali: errori nella gestione dei documenti o delle scadenze possono causare multe e sanzioni.
  • Difficoltà finanziarie: senza un monitoraggio preciso, è facile perdere il controllo delle entrate e delle uscite.
  • Mancato accesso a finanziamenti o investitori: nessuna banca o investitore serio affida fondi a chi non dimostra una gestione solida.

Un assetto ben strutturato permette di lavorare con serenità, gestire la crescita e affrontare eventuali crisi senza rischiare la chiusura dell’attività.

COME CREARE UN ADEGUATO ASSETTO FIN DALL’INIZIO

  1. Definire una chiara organizzazione
    Anche se si parte da soli, è utile pianificare le attività chiave e come verranno gestite in futuro. Se si hanno soci o collaboratori, è fondamentale stabilire ruoli e responsabilità fin da subito.
  2. Usare strumenti digitali per semplificare la gestione
    • Software gestionali per la contabilità e la fatturazione (es. in commercio se ne trovano molti e stati attento alle conservazione a norma di legge dei file elettronici come le fatture).
    • Dashboard di controllo per monitorare entrate, spese e margini di profitto (es. Microsoft Power BI, Excel avanzato).
    • Sistemi per l’archiviazione documentale per tenere tutto in ordine ed evitare perdite di dati (es. Microsoft 365, Google Drive).
  3. Tenere sotto controllo i conti
    Non bisogna aspettare il bilancio e/o la dichiarazione dei redditi per capire se si sta guadagnando. Monitorare il cash flow ogni mese permette di avere sempre una visione chiara della situazione economica.
  4. Attenzione alla “Compliance”
    L’adeguato assetto non è solo una buona pratica, ma un dovere legale. Oltre all’art. 2086, è necessario considerare aspetti come la privacy (GDPR), la sicurezza sul lavoro e la gestione fiscale.
  5. Preparare piani di emergenza
    Le aziende affrontano imprevisti: crisi di mercato, clienti insolventi, problemi di produzione. Un assetto solido include strategie per reagire senza subire danni irreparabili.

COSTRUIRE UN’IMPRESA FORTE E SOSTENIBILE

L’innovazione non è solo nel prodotto o nel servizio che si offre, ma anche nel modo in cui si gestisce l’azienda.

Chi vuole davvero far crescere il proprio business deve strutturarlo con metodo e visione. Un’azienda ben organizzata dura nel tempo e attira investitori, clienti e opportunità.

Ora che sai perché un adeguato assetto è fondamentale, sei pronto a costruire la tua impresa nel modo giusto.