Commercialista

SOFTWARE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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Chi emette poche fatture elettroniche si trova presto davanti a una scelta: usare il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure affidarsi a un software gestionale?

Non esiste una risposta uguale per tutti, ma capire differenze e limiti delle due soluzioni è fondamentale per non trovarsi con uno strumento inadatto al proprio modo di lavorare.

Cosa offre il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia mette a disposizione un servizio gratuito accessibile tramite SPID, CIE o CNS, con tre modalità principali:

  • Portale Fatture e Corrispettivi: per compilare e inviare manualmente le fatture;
  • App mobile “Fatturae”: versione semplificata per smartphone e tablet;
  • Software installabile in locale: meno usato, utile solo in casi specifici.

Vantaggi principali:

  • È gratuito
  • Non richiede installazione (se si usa il portale)
  • È integrato con il sistema di interscambio (SDI)
  • Permette anche la conservazione a norma delle fatture

❌ Limiti da considerare:

  • Interfaccia poco intuitiva, non pensata per uso frequente
  • Non automatizza processi (ad esempio, l’invio ricorrente)
  • Nessuna gestione di prima nota, magazzino, clienti, incassi

Per chi emette pochissime fatture e lavora in modo molto lineare, può essere sufficiente. Ma basta un minimo di complessità (ad esempio più clienti, acconti, fatture ricorrenti) per iniziare a sentire i limiti.

Quando ha senso passare a un gestionale privato

I software gestionali privati offrono funzionalità più ampie e maggiore integrazione. Alcuni sono pensati per professionisti, altri per microimprese, con prezzi e caratteristiche molto variabili.

Vantaggi principali:

  • Interfaccia più chiara, pensata per utenti non tecnici
  • Archiviazione e organizzazione automatica delle fatture
  • Integrazione con incassi, scadenzari, magazzino, prima nota
  • Automatizzazione di processi ripetitivi (es. abbonamenti)
  • Reportistica utile per il controllo dell’attività

❌ Svantaggi potenziali:

  • Ha un costo, anche se spesso contenuto (es. da 50 a 150 €/anno)
  • Serve un minimo di configurazione iniziale
  • Richiede di scegliere il fornitore con attenzione (meglio evitare quelli troppo chiusi o poco trasparenti, soprattutto in termini di conservazione a norma)

Conservazione a norma: non basta emettere la fattura, serve archiviarla correttamente

Quando si parla di fatturazione elettronica, un aspetto che spesso viene sottovalutato è quello della conservazione digitale a norma di legge.

Secondo la normativa italiana (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale), le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni, in un sistema che ne garantisca:

  • l’integrità
  • l’autenticità
  • la leggibilità nel tempo

Il portale dell’Agenzia delle Entrate lo può fare automaticamente

Chi utilizza il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate e aderisce esplicitamente al servizio di conservazione (va fatto manualmente una tantum, tramite il portale), può contare su una conservazione a norma senza costi aggiuntivi.

Attenzione: l’adesione non è automatica. Se si emettono le fatture tramite il portale ma non si aderisce al servizio, la conservazione rimane in capo al contribuente.

Nei software privati dipende dal fornitore

Molti gestionali offrono la conservazione a norma inclusa, altri la propongono come servizio aggiuntivo. È importante verificarlo prima di scegliere una piattaforma, per evitare di trovarsi con archivi incompleti o non conformi.

In sintesi

Che si scelga il portale pubblico o un software privato, la conservazione a norma è obbligatoria.
Spesso il costo annuale di un buon software si ripaga in meno di un mese anche solo in termini di tempo e tranquillità.

DROPSHIPPING: VANTAGGI OPERATIVI E RESPONSABILITÀ FISCALI DA NON SOTTOVALUTARE

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Il dropshipping è un modello di vendita online che ha attirato l’interesse di molti freelance, microimprese e giovani imprenditori digitali.
Il motivo è semplice: consente di avviare un’attività e-commerce senza gestire un magazzino e senza anticipare l’acquisto della merce.

Il funzionamento è noto: il venditore promuove e vende un prodotto tramite un sito o un marketplace, ma la spedizione viene effettuata direttamente dal fornitore (spesso estero) al cliente finale.
Un modello snello, con costi fissi ridotti e buona scalabilità. Oggi esistono numerose piattaforme specializzate che facilitano l’integrazione tra il gestionale e-commerce, il catalogo prodotti e il fornitore.

Ma accanto ai vantaggi, ci sono anche obblighi e responsabilità da conoscere bene. Aspetti fiscali, doganali e contabili che non possono essere trascurati, soprattutto se si lavora con fornitori esteri.

I vantaggi operativi ci sono, ma non bastano

Dal punto di vista organizzativo, il dropshipping offre benefici concreti, specie per chi è all’inizio:

  • non serve disporre di un magazzino fisico
  • l’investimento iniziale è ridotto (si paga il prodotto solo dopo aver ricevuto l’ordine)
  • è possibile scalare facilmente il volume di vendite
  • le piattaforme digitali semplificano la gestione tecnica e logistica

Questi vantaggi, però, non esonerano dalla gestione fiscale: chi lavora in dropshipping è comunque un operatore economico e deve rispettare regole precise, anche se l’attività è piccola o appena avviata.

Dogana, IVA e reverse charge: i punti da monitorare

1. La questione doganale

Se il fornitore è extra-UE e la merce arriva direttamente al cliente finale, può sembrare che il venditore non debba occuparsi di nulla.

In realtà, la responsabilità fiscale resta in capo al soggetto italiano che vende.

Se la merce entra in Italia, deve essere sdoganata in modo corretto e l’IVA all’importazione va versata. Il fatto che il fornitore “pensi a tutto” non solleva il venditore da eventuali contestazioni in caso di controlli.

2. Gli acquisti di beni da fornitori UE

Se il fornitore ha sede in un Paese dell’Unione Europea, l’acquisto rientra tra gli acquisti intracomunitari. La fattura arriva senza IVA, ma va integrata con l’aliquota italiana tramite il meccanismo del reverse charge (inversione contabile).
Questa integrazione va registrata sia tra gli acquisti che tra le vendite. Un’operazione apparentemente semplice, ma che va eseguita correttamente. In alcuni casi (es. contribuenti in regime forfettario) questa integrazione comporta il versamento dell’Iva non addebitata o che sarebbe dovuta essere addebitata.

3. L’errore di applicare il forfettario senza valutazioni

Molti aprono Partita IVA in regime forfettario, attratti dalla semplicità e dalla tassazione ridotta. Ma il dropshipping è un modello con margini ridotti, in cui non poter detrarre l’IVA né i costi reali può diventare penalizzante.
In più, il forfettario non esonera da obblighi come:

  • il versamento dell’IVA su acquisti intracomunitari;
  • la compilazione del quadro RW in caso di saldi o conti esteri (es. PayPal);
  • l’adeguata tenuta documentale, anche per vendite a privati esteri;
  • al superamento di una determinata soglia, il versamento dell’IVA nei paesi UE di cessione dei beni.

Il falso mito dei 5.000 euro

Il dropshipping non è una “prova” o un’attività occasionale: è un’attività strutturata, con un sito, campagne pubblicitarie e processi automatizzati.

Una convinzione ancora diffusa è che sotto i 5.000 euro di incassi non serva aprire Partita IVA. È un errore.

Quella soglia riguarda solo alcuni obblighi previdenziali, non quelli fiscali.
L’obbligo di aprire la Partita IVA scatta quando l’attività è abituale, organizzata e continuativa, a prescindere dall’importo degli incassi.

E il dropshipping, per struttura, rientra in questa definizione.

La gestione fiscale non è completamente automatizzabile

Molte piattaforme promettono automazioni totali. Ma la realtà, per le piccole attività, è diversa.
Non tutto può essere gestito con un clic: la parte fiscale, contabile e doganale richiede monitoraggio continuo, bisogna operare le opportune distinzioni:

  • sto vendendo a clienti privati o aziende?
  • la controparte è uno soggetto italiano, UE o extra-UE?
  • come è gestito il flusso, la spedizione del prodotto?

Serve un’impostazione chiara fin dall’inizio e, in molti casi, un supporto professionale per evitare errori che possono rivelarsi costosi nel tempo.

Il dropshipping è un modello accessibile e flessibile, ma non è esente da regole.


Non basta un buon fornitore o una piattaforma funzionale.

Serve una gestione consapevole, soprattutto degli aspetti IVA, doganali e contabili.
Chi vuole lavorare seriamente in questo ambito deve conoscere le basi fiscali del commercio internazionale, anche se opera in piccolo.

E-COMMERCE: ATTENZIONE AI PASSAGGI IN DOGANA

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Nel mondo dell’e-commerce, specialmente quando si opera con partner al di fuori dell’Unione Europea, è essenziale distinguere tra vendite (operazioni attive) e acquisti (operazioni passive). Entrambe le tipologie di transazioni sono soggette a specifici obblighi doganali e fiscali, la cui mancata osservanza può comportare errori, sanzioni e perdite finanziarie.

Acquisti da Fornitori Esteri (Lato Passivo)

Quando si acquistano beni da fornitori extra-UE, è obbligatorio sdoganare la merce al suo ingresso in Italia.

Un errore comune è considerare questi acquisti come semplici ordini online, affidandosi al fornitore o al corriere senza verificare il processo di sdoganamento. Se la merce entra in Italia senza la dovuta dichiarazione doganale o con documentazione incompleta, l’acquirente può essere ritenuto responsabile per irregolarità, con conseguenti sanzioni.

Vendite a Clienti Esteri (Lato Attivo)

Per le vendite a clienti extra-UE, le spedizioni devono essere accompagnate da documenti doganali corretti.

Queste operazioni sono generalmente non imponibili IVA (art. 8 del DPR 633/72), a condizione che siano tracciabili e documentate. È fondamentale conservare la prova dell’uscita fisica della merce dal territorio UE (es. dichiarazione doganale di esportazione).

Anche affidarsi a piattaforme logistiche internazionali non esonera l’operatore dalle responsabilità. È sempre necessario verificare:

  • l’effettiva esportazione della merce;
  • la completezza della documentazione doganale;
  • la coerenza delle informazioni con la fattura.

In caso di controlli, la responsabilità della prova ricade sull’operatore IVA italiano.

Ogni acquisto o vendita internazionale deve essere analizzato con attenzione.

La dogana non è un passaggio accessorio, ma un elemento centrale della regolarità fiscale dell’e-commerce.

Per i piccoli operatori digitali, ciò significa:

  • conoscere le regole IVA e doganali nei flussi internazionali,
  • assicurarsi che ogni spedizione sia tracciata e correttamente documentata.

Il consiglio è semplice: se hai dubbi sulla correttezza delle operazioni internazionali che stai gestendo – in particolare se usi modelli come il dropshipping – confrontati con un commercialista esperto o un doganalista.

Meglio farlo prima, che dover intervenire a danni già avvenuti.

IL FLUSSO DI APPROVAZIONE IN AZIENDA

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Un flusso di approvazione è un processo strutturato che definisce come documenti, richieste o decisioni vengono esaminati e autorizzati all’interno di un’organizzazione.

Perché ha senso gestire le approvazioni in modo strutturato

Anche in una piccola attività può capitare che una fattura debba essere controllata e approvata prima del pagamento: ad esempio, per distinguere tra spese personali e aziendali, per verificare la corretta esecuzione di un lavoro, oppure per rispettare un budget definito.

Quando non c’è una procedura chiara, si rischia di perdere tempo, dimenticare documenti o sbagliare pagamenti.

Automatizzare questo passaggio, anche in modo semplice, aiuta a mantenere ordine e a ridurre gli errori. Con gli strumenti giusti, non serve scrivere codice né acquistare software complicati.

Caratteristiche Principali

  • Sequenzialità: segue un ordine logico e predeterminato
  • Tracciabilità: ogni passaggio viene documentato
  • Responsabilità chiare: definisce chi deve approvare cosa
  • Tempistiche definite: stabilisce i tempi per ogni fase

Utilizzi in Azienda

  1. Approvazione budget: richieste di spesa e investimenti
  2. Documenti strategici: piani di business, strategie di marketing
  3. Contratti e accordi: prima della finalizzazione
  4. Gestione risorse umane: assunzioni, aumenti, promozioni
  5. Processi di acquisto: ordini e richieste di fornitura
  6. Documenti legali: accordi, policy aziendali
  7. Modifiche a processi/prodotti: cambiamenti a procedure esistenti

Vantaggi

  • Garantisce conformità alle policy aziendali
  • Riduce errori e rischi
  • Migliora la governance
  • Standardizza i processi
  • Facilita audit e controlli
  • Aumenta trasparenza e responsabilità

Implementazione pratica

In molte aziende, i flussi di approvazione sono implementati tramite sistemi digitali (workflow management) che automatizzano il processo, facilitano le notifiche e archiviano la documentazione.

Ecco alcuni esempi concreti di flussi di approvazione in diversi contesti aziendali:

Esempio 1: Approvazione di una richiesta d’acquisto

  1. Un dipendente compila una richiesta d’acquisto per un nuovo software (5.000€)
  2. Il responsabile di reparto verifica la necessità e approva
  3. Il direttore IT valuta la compatibilità con i sistemi esistenti
  4. Il responsabile finanziario verifica la disponibilità di budget
  5. Per importi superiori a 3.000€, l’approvazione finale spetta al CFO

Esempio 2: Processo di assunzione

  1. Il manager di reparto richiede una nuova posizione
  2. Il direttore delle risorse umane verifica l’allineamento con il piano organizzativo
  3. Il CFO conferma la disponibilità di budget
  4. Il CEO approva l’apertura della posizione
  5. Dopo i colloqui, il manager di reparto e HR selezionano il candidato
  6. Il direttore di dipartimento approva la scelta finale

Ciascuno di questi esempi può essere implementato attraverso sistemi cartacei tradizionali o, più comunemente oggi, attraverso software di workflow management che automatizzano il processo e mantengono traccia di ogni approvazione.

Gli strumenti: Microsoft Lists e Power Automate

Microsoft Lists è uno strumento incluso in molti piani Microsoft 365. Permette di creare elenchi personalizzati in modo simile a un foglio Excel, ma con funzionalità in più: gestione delle visualizzazioni, allegati, scadenze, notifiche, e soprattutto integrazione con Power Automate.

Power Automate, invece, serve per creare flussi di lavoro automatizzati: “se succede X, allora fai Y”. È uno strumento potente ma accessibile, che può essere usato anche senza competenze tecniche.

BUROCRAZIA: QUANDO GLI ADEMPIMENTI DIVENTANO ALLEATI DELL’INNOVAZIONE

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Il “togli la cera, metti la cera” dell’impresa moderna

Immagina la burocrazia non come un mostro grigio che divora energie e sogni imprenditoriali, ma come un terreno fertile dove seminare strategie intelligenti.


Sì, proprio così: la burocrazia può essere il tuo alleato più inaspettato.

Ogni modulo, ogni scadenza, ogni adempimento fiscale o civilistico non è solo un obbligo da assolvere, ma una mappa. Una traccia, un codice. Se la leggi bene, ti rivela traiettorie nascoste del tuo business.


Non si tratta di sottomettersi.

Si tratta di decodificare il sistema e usarlo a tuo vantaggio. I giovani imprenditori di oggi commettono spesso un errore fatale: pensano che l’innovazione viva fuori dalle regole. Che per essere agili serva aggirare la burocrazia.

Ma la verità è l’opposto.

La vera rivoluzione non è evitare le regole. È capirle così bene da dominarle.

Gli adempimenti non sono tutti uguali, ma molti hanno un potenziale strategico spesso ignorato.

La privacy, ad esempio, non è solo una check-list da far firmare: è un modo per strutturare relazioni trasparenti con clienti e collaboratori.

L’antiriciclaggio, se ben gestito, ti obbliga a conoscere meglio i tuoi interlocutori e a prevenire situazioni opache.

Il concordato preventivo biennale non si limita alla dichiarazione: ti spinge a guardare avanti, a fare strategia.

Gli adeguati assetti non sono un fardello burocratico, ma una vera e propria palestra di consapevolezza imprenditoriale.

I modelli organizzativi non sono solo carta: servono per gestire il rischio e orientare le decisioni.

L’ESG, infine, non è una moda del momento: è il modo in cui oggi si misura la serietà e la sostenibilità di un’impresa.

Non sono orpelli.

Sono mappe digitali per navigare la complessità burocratica.


Non siamo più nell’era dei faldoni polverosi. Ogni documento oggi può diventare un insight, ogni scadenza una milestone strategica.

La tecnologia, in questo, è una potente alleata. Strumenti come Microsoft 365, SharePoint, Power BI e le soluzioni basate su intelligenza artificiale non sono semplici software: sono leve strategiche.

Padroneggiarli ti permette di essere davvero compliance, ma soprattutto di sviluppare un approccio forward looking, capace di anticipare i problemi, leggere i segnali deboli e costruire futuro.

Un imprenditore illuminato non ha paura del Bilancio! ma neanche della dichiarazione IVA.

Sono dei report, li guarda negli occhi e si chiede: cosa mi sta raccontando della mia impresa? Dove sto andando?

Un adempimento può mostrarti se hai margini, se hai visione, se hai metodo.

La verità è che la burocrazia non è il problema. È il linguaggio del sistema in cui hai deciso di giocare.
E tu puoi imparare a parlarlo fluentemente.

Ogni adempimento è un passo. Ogni scadenza, un battito del ritmo aziendale.


“Togli la cera, metti la cera”, diceva il maestro Miyagi.

Ogni gesto ripetitivo, se fatto con consapevolezza, ti trasforma in un imprenditore strategico.
Non sei più un passivo compilatore. Sei il regista della tua crescita.

La libertà imprenditoriale non nasce dall’elusione. Nasce dalla padronanza.


Dalla capacità di suonare le regole come un jazzista suona lo spartito: con competenza, con stile, con visione.

Il commercialista oggi non è quello che ti spunta le caselle.
È quello che ti insegna a leggere tra le righe, che ti aiuta a vedere nella burocrazia i segnali deboli, i rischi futuri, ma anche le opportunità nascoste.
È un traduttore tra due mondi: quello del business e quello delle regole.

Ecco perché, da oggi, ti invito a cambiare prospettiva.

Bentornato nel mondo della burocrazia.
Non più il tuo incubo, ma il tuo campo da gioco preferito.

PERCHÉ GLI ESTRATTI CONTO ARRIVANO IN CSV?

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Dalla banca al gestionale: come (e perché) i dati parlano in CSV

Chiunque abbia seguito un corso base di Excel si sarà chiesto, prima o poi: “Perché gli estratti conto arrivano in CSV e non direttamente in formato Excel?”


La risposta è semplice ma fondamentale: il CSV (Comma Separated Values) è oggi il formato più diffuso e compatibile per lo scambio di dati tra banche, gestionali e strumenti di analisi.

È un formato grezzo, ma leggibile da qualsiasi software, che permette una gestione automatizzata dei dati — a patto di saperlo trattare correttamente.

Cos’è un file CSV

Un CSV è un file di testo strutturato in righe e colonne, dove ogni colonna è separata da un carattere standard (in Italia spesso il punto e virgola ;). Ogni riga rappresenta un’operazione, ogni colonna un’informazione: data, descrizione, importo, saldo.

Non ci sono formattazioni, formule o grafici. Solo dati puri. Ed è proprio questa essenzialità a renderlo perfetto per la contabilità digitale.

Perché le banche usano il formato CSV

I file CSV sono lo standard per gli estratti conto bancari perché offrono vantaggi concreti:

  • Compatibilità universale
    Ogni software di contabilità, Excel compreso, può leggerli senza problemi di formato.
  • Dimensioni contenute
    Essendo file di testo, sono più leggeri e facilmente trasferibili rispetto ai file Excel.
  • Importazione semplificata
    I gestionali sono progettati per acquisire direttamente dati da CSV, senza dover rimuovere formattazioni inutili.
  • Dati puliti e lineari
    Nessun bordo, colore o formula. Solo righe da elaborare.

A volte, un semplice CSV è tutto ciò che serve per iniziare un lavoro contabile.

Le insidie del CSV: i file internazionali

Se si lavora con conti esteri o con dati provenienti da software stranieri, le cose possono complicarsi.

Ecco alcuni esempi di differenze nei formati:

  • Separatori decimali
    • Italia: 1.500,75
    • USA: 1,500.75
  • Formati data
    • Italia: gg/mm/aaaa
    • USA: mm/gg/aaaa

Se questi formati non vengono gestiti correttamente, possono verificarsi errori seri: importi letti in modo errato, date non riconosciute, righe corrotte e calcoli sballati.

La gestione

Gestire un file CSV non significa solo aprirlo.

Serve metodo, attenzione e strumenti adeguati; ecco alcune competenze chiave:

  • Pulizia dei dati con Excel
    • Correggere separatori decimali e formati data
    • Eliminare righe vuote
    • Uniformare intestazioni e colonne
    • Utilizzare Power Query per automatizzare le trasformazioni
  • Integrazione con i gestionali
    • Adattare i file alle specifiche di TeamSystem, Zucchetti, Datev Koinos
    • Evitare errori in fase di importazione
    • Preparare tracciati corretti e coerenti
  • Riconciliazione bancaria
    • Confrontare i dati bancari con la prima nota
    • Individuare scostamenti
    • Garantire l’allineamento tra saldo contabile e saldo reale

Chi lavora in contabilità deve imparare a “sporcarsi le mani” con i dati prima ancora che questi si trasformino in informazioni che permettano di fare analisi e prendere decisioni

IL BUSINESS MODEL CANVAS: UNO STRUMENTO PER PROGETTARE E MONITORARE IL PROPRIO BUSINESS

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Quando si inizia un’attività da freelance o si avvia una microimpresa, è facile farsi prendere dalla fretta: aprire la partita IVA, trovare i primi clienti, organizzare l’operatività. Ma prima di correre, è utile fermarsi a ragionare. Il Business Model Canvas è uno strumento visuale, pratico ed efficace per definire con chiarezza il proprio modello di attività. Non serve solo all’inizio: può diventare anche una bussola per monitorare e aggiornare il modo in cui si lavora.

È stato ideato da Alexander Osterwalder, con la supervisione del suo professore Yves Pigneur, nell’ambito della loro attività di ricerca e consulenza. La versione più diffusa è contenuta nel libro “Business Model Generation” (2010), diventato in poco tempo un riferimento anche per startup, consulenti e professionisti indipendenti.

Cos’è il Business Model Canvas (in parole semplici)

Business Model Canvas è uno strumento visuale: si compila spesso su una lavagna, su carta o usando strumenti digitali (es. Miro, Canva, Milanote).

Non serve scrivere un piano aziendale di 20 pagine: bastano post-it, idee chiare e un po’ di tempo per ragionare con metodo.

Una mappa

Il Business Model Canvas suddivide un’attività in nove blocchi essenziali, disposti su una singola pagina, che aiutano a vedere in modo chiaro come funziona un business: chi sono i clienti, quali bisogni si soddisfano, come si guadagna, quali risorse servono.

Al centro della mappa c’è il blocco della Proposta di Valore: è il cuore del modello, perché rappresenta ciò che si offre al cliente, il motivo per cui dovrebbe scegliere proprio noi.

Tutto il resto (clienti, canali, costi, ricavi…) ruota intorno a questo punto.

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I nove blocchi del Canvas sono:

  • Segmenti di clientela
  • Proposta di valore
  • Canali di comunicazione e vendita
  • Relazioni con i clienti
  • Flussi di ricavi
  • Attività chiave
  • Risorse chiave
  • Partner principali
  • Struttura dei costi

Perché è utile per un freelance o un piccolo imprenditore all’inizio

Chi lavora in proprio, spesso parte da un’idea o da una competenza tecnica (scrivere, progettare, fotografare, fare consulenze…).

Ma non sempre ha chiaro come trasformare quella competenza in un’attività sostenibile.

Il Canvas aiuta a:

  • chiarire a chi ci si rivolge davvero (non “tutti”),
  • esplicitare quale valore si propone (non solo “fare siti web” ma “aiutare le PMI ad avere una presenza professionale online”),
  • scegliere canali e modalità di relazione coerenti (mail, video call, eventi, community),
  • ragionare su prezzi e flussi di entrata (non solo tariffe orarie, ma anche pacchetti, abbonamenti, consulenze ricorrenti),
  • visualizzare costi fissi e variabili per capire cosa serve davvero all’inizio.

È un esercizio che può essere fatto da soli, oppure con l’aiuto di un consulente o durante workshop collettivi. L’importante è prendersi il tempo per pensarci.

Come usarlo nel tempo: monitoraggio e revisione

Il Business Model Canvas non è un documento statico.

Al contrario: è utile riprenderlo ogni 6 o 12 mesi per fare un punto sull’evoluzione dell’attività.

Alcune domande da porsi:

  • Sto ancora lavorando con i clienti giusti?
  • La mia proposta di valore è cambiata?
  • Ho attivato nuovi canali di vendita o comunicazione?
  • I costi che sostengo sono ancora proporzionati ai ricavi?
  • Posso semplificare qualche processo, automatizzare o delegare?

Usato con regolarità, il Canvas diventa un cruscotto decisionale, semplice ma prezioso. Anche in piccole realtà, consente di non perdere la visione d’insieme e di evitare di rincorrere solo l’operatività quotidiana.

Un consiglio pratico

Prova a compilarlo usando uno strumento digitale come Canvanizer o Miro, e fissati un momento fisso, una volta l’anno, per rivederlo.

È un piccolo gesto, ma può fare una grande differenza.

DAL 2025 I PROFESSIONISTI DEL WEB HANNO UN PRIMO INQUADRAMENTO: ISTAT E INPS

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La creazione di contenuti digitali è ormai una fonte di reddito significativa, per alcuni principale, per altri secondaria.

Un primo chiarimento

Chi svolge questa attività – o simili – in modo abituale e con finalità economica, è tenuto ad aprire la Partita IVA, anche se i compensi annui sono inferiori a € 5.000.

Il nuovo codice ateco

Dal 1° gennaio 2025 è possibile adottare il nuovo codice ATECO 73.11.03 – Attività di influencer marketing.

Questa attività può essere esercitata sia come impresa che come libero professionista.

Il settore è caratterizzato da dinamiche complesse: i compensi possono derivare da rapporti diretti con i clienti oppure tramite piattaforme digitali o agenzie intermediarie.

Queste attività sono compatibili con il regime forfettario, ma la convenienza va valutata caso per caso.

Non solo l’aspetto fiscale!

Oltre agli aspetti fiscali, si aggiungono importanti novità previdenziali: la recente Circolare INPS n. 44/2025 ha chiarito i criteri per identificare la gestione previdenziale applicabile, distinguendo tra lavoro autonomo, attività d’impresa e lavoro nello spettacolo, in base alla natura dei contenuti prodotti e alla modalità di remunerazione.

I tre possibili inquadramenti previdenziali legati al codice ateco 73.11.03

1. Gestione Commercianti INPS

È l’inquadramento previsto per chi esercita l’attività in forma di impresa, quando prevale l’elemento organizzativo (uso di mezzi, strutture, personale, gestione pubblicitaria o e-commerce).

In questi casi è necessario:

  • iscriversi alla Camera di Commercio
  • versare i contributi alla Gestione speciale Commercianti INPS

2. Gestione Separata INPS

Si applica ai lavoratori autonomi che operano in forma individuale, con prevalenza dell’apporto personale e senza struttura d’impresa. È il caso più frequente tra i freelance digitali.

In breve:

  • obbligo di iscrizione alla Gestione Separata INPS
  • contributi calcolati sul reddito effettivo

3. Fondo Pensioni Lavoratori dello Spettacolo (FPLS)

Qualora l’attività svolta dai soggetti in trattazione presenti caratteristiche riconducibili a prestazioni artistiche, culturali e di intrattenimento, al verificarsi dei presupposti previsti dalla legge, sorge l’obbligo assicurativo al Fondo Pensioni per i Lavoratori dello Spettacolo (FPLS); ciò anche nel caso in cui la suddetta attività sia posta in essere per la realizzazione di finalità
commerciali, promozionali o informative

Come distinguere il corretto inquadramento

L’INPS sottolinea che l’attribuzione del regime contributivo dipende da:

  • modalità concrete di svolgimento dell’attività
  • contenuto della prestazione
  • modello organizzativo adottato
  • forma di remunerazione

Una stessa persona, in momenti diversi, può rientrare in regimi diversi, a seconda del tipo di collaborazione e del ruolo svolto nella singola campagna o produzione.

Attenzione agli obblighi contributivi

Una classificazione errata può comportare irregolarità contributive e sanzioni. È fondamentale che ogni soggetto (inclusi i committenti) valuti attentamente l’inquadramento più appropriato alla specifica prestazione.

Alcuni consigli pratici

Dopo anni di incertezza, anche influencer, youtuber, tiktoker e streamer possono contare su riferimenti normativi chiari, che aiutano a strutturare in modo corretto il proprio lavoro.

  • Raccogli e conserva tutta la documentazione contrattuale e fiscale (es. conserva gli estratti conto)
  • Se sei un creator, chiarisci con il committente la natura dell’attività.
  • Evita piattaforme che non riconoscono la tua Partita IVA.

Fatti assistere da un commercialista esperto nel settore digitale.

GESTIONE EFFICIENTE DEI PROGETTI

di

Nella vita frenetica di un freelance o di un giovane imprenditore, la gestione del tempo e dei progetti diventa cruciale per il successo professionale.

All’inizio si lavora con il calendario, per bloccare gli appuntamenti. Poi arrivano le note sparse, spesso su dispositivi diversi. Subito dopo si passa alle to-do list, che rassicurano ma si moltiplicano senza criterio. Tutto è importante, tutto è urgente. Ma manca una regia. È qui che si fa strada, quasi spontaneamente, l’idea di organizzare non più attività isolate, ma un progetto.

Cos’è la metodologia Kanban?

Kanban è un metodo di gestione del lavoro nato in Giappone che si concentra sulla visualizzazione dei compiti e sul flusso di lavoro. La sua filosofia principale è semplice: limitare il lavoro in corso e massimizzare l’efficienza.
È uno strumento visuale, ma anche mentale. Permette di vedere il lavoro in divenire, passo dopo passo, senza perdere il controllo.

La bacheca Kanban tradizionale si divide in tre colonne principali:

  • To Do: Attività da iniziare
  • In Progress: Lavori in corso
  • Done: Compiti completati

Vantaggi per Freelance e Giovani Imprenditori

1. Visualizzazione Chiara dei Progetti

  • Vedere immediatamente lo stato di avanzamento di ogni attività
  • Identificare rapidamente eventuali blocchi o colli di bottiglia
  • Gestire contemporaneamente più progetti con trasparenza

2. Flessibilità e Adattabilità

  • Personalizzare le bacheche in base alle esigenze specifiche
  • Aggiungere colonne come “In Revisione” o “In Attesa di Feedback”
  • Adattarsi velocemente ai cambiamenti dei progetti

3. Ottimizzazione del Tempo

  • Ridurre il tempo perso nel passaggio tra attività
  • Concentrarsi sui compiti più importanti
  • Evitare il sovraccarico di lavoro

Planner e Trello

Planner e Trello, oggi, traducono questa filosofia in strumenti digitali accessibili e potenti.

Non sono app per fare di più, ma per fare meglio.

Per pensare non più solo in termini di cose da completare, ma di processi da guidare, insieme a chi lavora con noi.

Nessuna rivoluzione. Solo una transizione lenta, naturale, che parte da un promemoria sul telefono e ci porta – se lo vogliamo – verso un’organizzazione più consapevole. Perché il futuro del lavoro non è solo nella produttività, ma nella capacità di dare forma al tempo.

Planner: pianificazione Microsoft

  • Integrazione con Office 365
  • Ideale per team e collaborazioni
  • Gestione dei compiti con assegnazione e scadenze

Trello: flessibilità e semplicità

  • Interfaccia intuitiva e user-friendly
  • Compatibile con smartphone e tablet
  • Numerose integrazioni con altri servizi

Implementazione Pratica

Step 1: Organizzazione Iniziale

  1. Crea una bacheca per ogni progetto
  2. Definisci le colonne del tuo flusso di lavoro
  3. Aggiungi tutti i compiti necessari

Step 2: Gestione Quotidiana

  • Sposta i compiti tra le colonne
  • Assegna priorità
  • Monitora il carico di lavoro

Step 3: Analisi e Miglioramento

  • Rivedi periodicamente la tua bacheca
  • Identifica inefficienze
  • Ottimizza costantemente il tuo processo

Sperimenta, adatta e trova il tuo equilibrio perfetto

  • Limita i compiti in “Work in Progress”
  • Usa etichette e tag per categorizzare
  • Imposta scadenze realistiche
  • Mantieni la bacheca aggiornata

Ricorda: L’organizzazione è la chiave del successo per ogni freelance e giovane imprenditore!

CONTROLLO DI GESTIONE PER PICCOLE IMPRESE E FREELANCE: TENERE D’OCCHIO L’AZIENDA, CON SEMPLICITÀ DIGITALE

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In tante piccole realtà italiane – il negozio sotto casa, il piccolo e-commerce appena lanciato, il freelance, il produttore di contenuti digitali – si lavora con passione e dedizione, giorno dopo giorno.

Ma spesso, tra una consegna e l’altra, ci si domanda: sto davvero crescendo o sto semplicemente mantenendo il ritmo?

Questa domanda, semplice quanto essenziale, è il cuore del controllo di gestione: un metodo per tenere sotto controllo l’andamento economico della tua attività, senza formule complesse né software sofisticati.

Sappiamo tutti che fatturare è importante, ma l’emissione della fattura, da sola, non ci dice molto sulla salute della nostra attività.

Il fatturato è solo uno dei tanti numeri da considerare, e se non prestiamo attenzione agli altri, rischiamo di rimanere fermi mentre il mercato corre o, peggio, di trovarci improvvisamente fuori mercato.

Ecco perché anche la più piccola delle attività può trarre beneficio da un semplice sistema di controllo di gestione.

NON PREOCCUPATEVI!

Non stiamo parlando di complessi fogli di calcolo o costosi software aziendali, ma di semplici strumenti digitali, probabilmente già a vostra disposizione, che possono aiutarvi a guardare la vostra attività con occhi più consapevoli.

COS’È DAVVERO IL CONTROLLO DI GESTIONE (IN PAROLE SEMPLICI)

Pensate al controllo di gestione come a una bussola amichevole che vi aiuta a orientarvi nel viaggio imprenditoriale.

È un modo per tenere traccia di:

  • Quanto state incassando realmente (non solo fatturando)
  • Dove stanno andando i vostri soldi
  • Quali attività vi fanno guadagnare di più
  • Se state migliorando nel tempo

Non è qualcosa riservato alle grandi aziende: è un alleato prezioso per ogni attività, anche la più piccola.

E con gli strumenti digitali di oggi, diventa un compagno di viaggio piacevole, non un’incombenza: non dovete tenere tutto sotto controllo!

I numeri che vale la pena guardare (con serenità)

Dimentichiamoci di bilanci complicati e indici finanziari. Per una piccola attività, è sufficiente tenere d’occhio:

  • Entrate effettive (non solo il fatturato, ma quanto effettivamente incassate)
  • Costi fissi (quelli che dovete sostenere indipendentemente da quanto lavorate, pensate alla contribuzione INPS!)
  • Costi variabili (quelli che aumentano quando lavorate di più)
  • Margine reale (quanto vi rimane dopo aver pagato tutto)
  • Tendenze (state migliorando o peggiorando rispetto ai mesi precedenti?)

Guardare questi numeri non significa ossessionarsi, ma semplicemente avere consapevolezza di dove sta andando la vostra attività.

Per un piccolo e-commerce:

  • Quanto vi costa realmente acquisire un nuovo cliente?
  • Quali prodotti generano più assistenza post-vendita, erodendo i vostri margini?

Per un freelance:

  • Quali tipi di progetti vi permettono di guadagnare di più per ora effettiva di lavoro?
  • Quanto tempo “non fatturabile” dedicate a ciascun cliente?

Per un produttore di contenuti:

  • Quali piattaforme vi permettono di monetizzare meglio il vostro tempo?
  • Quali contenuti continuano a generare guadagni nel tempo?

LA CASSETTA DEGLI ATTREZZI

Fortunatamente, oggi abbiamo a disposizione strumenti digitali semplici e gratuiti che rendono il controllo di gestione accessibile a tutti.

Molti di questi nascono per la produttività personale: sono pensati per organizzare impegni, appunti, progetti individuali. Del resto, anche Excel è nato come foglio elettronico per uso personale, e nel tempo è diventato uno standard aziendale.
Lo stesso vale per tante altre app che usiamo ogni giorno e che, con pochi accorgimenti, possono essere adattate all’ambito professionale.

Ecco alcuni esempi concreti:

  • Excel o Google Sheets: ideali per creare tabelle intuitive, fare semplici calcoli e tenere traccia dei dati economici;
  • OneNote o Evernote: perfette per annotare spese, raccogliere scontrini digitali, scrivere promemoria;
  • Notion, Trello, ClickUp (anche in versione gratuita): ottime per creare dashboard visive, elenchi di attività o piani mensili;
  • App per la gestione delle spese (es. Wallet, Money Manager): utili per tracciare le uscite quotidiane;
  • Statistiche integrate nei siti e-commerce o nei social: una miniera di dati già pronti da leggere.

La cosa interessante è che molti di questi strumenti li usate già, magari per gestire la vostra agenda o per prendere appunti. E allora perché non usarli anche per controllare meglio la vostra attività?
Condividerli con un  collaboratore,  un cliente, un fornitore, o con il commercialista di fiducia può diventare il primo passo verso una gestione più trasparente, ordinata e consapevole.
Non serve cambiare tutto: basta rivedere l’uso di ciò che già conoscete, con un’ottica più imprenditoriale.

Il vostro commercialista: un alleato, non un giudice

Il vostro commercialista può essere un prezioso consigliere in questo percorso:

  • Non abbiate timore di chiedergli suggerimenti su cosa monitorare
  • Condividete con lui i vostri dubbi e le vostre scoperte
  • Chiedetegli di spiegarvi in modo semplice quali aspetti potrebbero essere migliorati

Ricordate: è lì per aiutarvi a crescere, non per giudicare i vostri numeri.