Chi emette poche fatture elettroniche si trova presto davanti a una scelta: usare il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure affidarsi a un software gestionale?
Non esiste una risposta uguale per tutti, ma capire differenze e limiti delle due soluzioni è fondamentale per non trovarsi con uno strumento inadatto al proprio modo di lavorare.
Cosa offre il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia mette a disposizione un servizio gratuito accessibile tramite SPID, CIE o CNS, con tre modalità principali:
- Portale Fatture e Corrispettivi: per compilare e inviare manualmente le fatture;
- App mobile “Fatturae”: versione semplificata per smartphone e tablet;
- Software installabile in locale: meno usato, utile solo in casi specifici.
Vantaggi principali:
- È gratuito
- Non richiede installazione (se si usa il portale)
- È integrato con il sistema di interscambio (SDI)
- Permette anche la conservazione a norma delle fatture
❌ Limiti da considerare:
- Interfaccia poco intuitiva, non pensata per uso frequente
- Non automatizza processi (ad esempio, l’invio ricorrente)
- Nessuna gestione di prima nota, magazzino, clienti, incassi
Per chi emette pochissime fatture e lavora in modo molto lineare, può essere sufficiente. Ma basta un minimo di complessità (ad esempio più clienti, acconti, fatture ricorrenti) per iniziare a sentire i limiti.
Quando ha senso passare a un gestionale privato
I software gestionali privati offrono funzionalità più ampie e maggiore integrazione. Alcuni sono pensati per professionisti, altri per microimprese, con prezzi e caratteristiche molto variabili.
Vantaggi principali:
- Interfaccia più chiara, pensata per utenti non tecnici
- Archiviazione e organizzazione automatica delle fatture
- Integrazione con incassi, scadenzari, magazzino, prima nota
- Automatizzazione di processi ripetitivi (es. abbonamenti)
- Reportistica utile per il controllo dell’attività
❌ Svantaggi potenziali:
- Ha un costo, anche se spesso contenuto (es. da 50 a 150 €/anno)
- Serve un minimo di configurazione iniziale
- Richiede di scegliere il fornitore con attenzione (meglio evitare quelli troppo chiusi o poco trasparenti, soprattutto in termini di conservazione a norma)
Conservazione a norma: non basta emettere la fattura, serve archiviarla correttamente
Quando si parla di fatturazione elettronica, un aspetto che spesso viene sottovalutato è quello della conservazione digitale a norma di legge.
Secondo la normativa italiana (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale), le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni, in un sistema che ne garantisca:
- l’integrità
- l’autenticità
- la leggibilità nel tempo
Il portale dell’Agenzia delle Entrate lo può fare automaticamente
Chi utilizza il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate e aderisce esplicitamente al servizio di conservazione (va fatto manualmente una tantum, tramite il portale), può contare su una conservazione a norma senza costi aggiuntivi.
Attenzione: l’adesione non è automatica. Se si emettono le fatture tramite il portale ma non si aderisce al servizio, la conservazione rimane in capo al contribuente.
Nei software privati dipende dal fornitore
Molti gestionali offrono la conservazione a norma inclusa, altri la propongono come servizio aggiuntivo. È importante verificarlo prima di scegliere una piattaforma, per evitare di trovarsi con archivi incompleti o non conformi.
In sintesi
Che si scelga il portale pubblico o un software privato, la conservazione a norma è obbligatoria.
Spesso il costo annuale di un buon software si ripaga in meno di un mese anche solo in termini di tempo e tranquillità.