Un flusso di approvazione è un processo strutturato che definisce come documenti, richieste o decisioni vengono esaminati e autorizzati all’interno di un’organizzazione.
Perché ha senso gestire le approvazioni in modo strutturato
Anche in una piccola attività può capitare che una fattura debba essere controllata e approvata prima del pagamento: ad esempio, per distinguere tra spese personali e aziendali, per verificare la corretta esecuzione di un lavoro, oppure per rispettare un budget definito.
Quando non c’è una procedura chiara, si rischia di perdere tempo, dimenticare documenti o sbagliare pagamenti.
Automatizzare questo passaggio, anche in modo semplice, aiuta a mantenere ordine e a ridurre gli errori. Con gli strumenti giusti, non serve scrivere codice né acquistare software complicati.
Caratteristiche Principali
- Sequenzialità: segue un ordine logico e predeterminato
- Tracciabilità: ogni passaggio viene documentato
- Responsabilità chiare: definisce chi deve approvare cosa
- Tempistiche definite: stabilisce i tempi per ogni fase
Utilizzi in Azienda
- Approvazione budget: richieste di spesa e investimenti
- Documenti strategici: piani di business, strategie di marketing
- Contratti e accordi: prima della finalizzazione
- Gestione risorse umane: assunzioni, aumenti, promozioni
- Processi di acquisto: ordini e richieste di fornitura
- Documenti legali: accordi, policy aziendali
- Modifiche a processi/prodotti: cambiamenti a procedure esistenti
Vantaggi
- Garantisce conformità alle policy aziendali
- Riduce errori e rischi
- Migliora la governance
- Standardizza i processi
- Facilita audit e controlli
- Aumenta trasparenza e responsabilità
Implementazione pratica
In molte aziende, i flussi di approvazione sono implementati tramite sistemi digitali (workflow management) che automatizzano il processo, facilitano le notifiche e archiviano la documentazione.
Ecco alcuni esempi concreti di flussi di approvazione in diversi contesti aziendali:
Esempio 1: Approvazione di una richiesta d’acquisto
- Un dipendente compila una richiesta d’acquisto per un nuovo software (5.000€)
- Il responsabile di reparto verifica la necessità e approva
- Il direttore IT valuta la compatibilità con i sistemi esistenti
- Il responsabile finanziario verifica la disponibilità di budget
- Per importi superiori a 3.000€, l’approvazione finale spetta al CFO
Esempio 2: Processo di assunzione
- Il manager di reparto richiede una nuova posizione
- Il direttore delle risorse umane verifica l’allineamento con il piano organizzativo
- Il CFO conferma la disponibilità di budget
- Il CEO approva l’apertura della posizione
- Dopo i colloqui, il manager di reparto e HR selezionano il candidato
- Il direttore di dipartimento approva la scelta finale
Ciascuno di questi esempi può essere implementato attraverso sistemi cartacei tradizionali o, più comunemente oggi, attraverso software di workflow management che automatizzano il processo e mantengono traccia di ogni approvazione.
Gli strumenti: Microsoft Lists e Power Automate
Microsoft Lists è uno strumento incluso in molti piani Microsoft 365. Permette di creare elenchi personalizzati in modo simile a un foglio Excel, ma con funzionalità in più: gestione delle visualizzazioni, allegati, scadenze, notifiche, e soprattutto integrazione con Power Automate.
Power Automate, invece, serve per creare flussi di lavoro automatizzati: “se succede X, allora fai Y”. È uno strumento potente ma accessibile, che può essere usato anche senza competenze tecniche.